10 Dicas para melhorar os emails

Faça com que suas mensagens tenham o impacto desejado

Orientação para empresários/gerentes

Autor: Monte Enbysk

O que o email pode dizer sobre você, como gerente?

Pode dizer muito, diz David A. Owens, professor assistente de gerenciamento na Owen School of Management da Vanderbilt University. Ele pode passar informações sobre o status do nosso local de trabalho, nossos hábitos de trabalho, níveis de stress, até mesmo sobre a nossa personalidade, ele diz.

Owens é um guru do comportamento nas empresas que pode analisar uma parte de um email anônimo e dizer qual o provável cargo e função do remetente.

Os emails de gerentes de "status superior" possuem um nível de formalidade, tom e ausência de detalhes que são menos aparentes nos níveis de gerenciamento médio e inferior, ele diz. Emails com citações cafonas, piadas e "emoticons" são mais freqüentes em níveis de gerenciamento inferiores, em que a correspondência é baseada mais em tarefas e os remetentes se permitem se soltar mais.

O email é um canal de comunicação extremamente valioso para os gerentes hoje em dia, mas ele pode ser deturpado se usado de forma descuidada ou excessiva, diz Owens. Veja as 10 dicas básicas para melhor uso e gerenciamento do email.

1. Use o email como um canal de comunicação, mas não como o único. Ele é rápido e fácil. Ele pode documentar discussões. Ele permite que mensagens de alto impacto sejam enviadas para todo o mundo com o clique de um mouse. Mas ele também pode fazer com que os chefes pensem, erroneamente, que podem gerenciar grandes grupos de pessoas através de emails freqüentes, diz Owens. Use o email de forma inteligente, mas não gerencie sua empresa por meio dele. Você não atingirá a todos que desejar e sua presença não será sentida.



2. Mantenha-o sucinto e cordial e não permita que as discussões por email se prolonguem por uma eternidade. Tenha em mente que os emails mais longos que o tamanho da tela cheia não são lidos imediatamente, acabam ficando para o fim do dia ou para a manhã seguinte. Saiba também quando é a hora de deixar o mouse de lado e ir falar com alguém, ou usar o telefone. Chega uma hora em que o envio de emails excessivos passa a desperdiçar tempo.



3. Decodifique suas mensagens o máximo possível. Diga exatamente como você quer que as coisas aconteçam. Comece com a linha do assunto: ela deve ser clara e atraente (e deve ser alterada quando o assunto de uma discussão for alterado). Certifique-se de quem realmente precisa estar nas linhas "para:" e "cc:". Defina claramente os itens de ação e as prioridades. Descreva-os, como listas ou itens com marcadores. Inclua um botão de resposta ou outro mecanismo, caso deseje saber que todos leram e compreenderam a mensagem.



4. Encoraje as pessoas a responderem usando perguntas. Isso equivale a deixar a porta do seu escritório aberta.



5. Guarde sua raiva para as reuniões reais. Emails ofensivos ou cheios de críticas e malevolência podem produzir efeitos negativos. Seja conciso nos emails, pois como eles não mostram a expressão facial ou a linguagem corporal do remetente, podem parecer mais ríspidos do que o pretendido. Você consegue controlar melhor a mensagem ‑ e as emoções transmitidas ‑ quando ela é passada pessoalmente ou por telefone.



6. Seja bem humorado, mas evite ao máximo o uso de emoticons e piadas. Os emoticons ajudam a deixar claro que você está brincando. Mas muitos emails deste tipo poderão dificultar suas tentativas de enviar mensagens sérias. E os emails com piadas? Eles são proibidos em algumas empresas. Envie ou encaminhe-os e responsabilize-se pelos riscos, diz Owens. Na verdade, existem mais desvantagens que vantagens, mas quem não precisa rir de vez em quando? Mais uma vez, muitos emails com piadas poderão dificultar suas tentativas de enviar emails sérios.



7. A configuração de um buffer de 5 minutos entre o envio da mensagem e o momento em que ela sai da sua caixa de saída pode ser útil. Owens e Maureen Dolan Rosen, um consultor de recursos humanos, acham vantajoso que os gerentes possam recuperar mensagens mal escritas antes que elas sejam efetivamente enviadas. "Uma regra de 5 minutos não vai fazer mal a ninguém", diz Owens. No Microsoft Outlook, você pode atrasar a entrega de mensagens durante um tempo específico no "Assistente de Regras". Se você estiver irritado quando for escrever o email, espere um pouco. Levante-se e vá dar uma volta ou fazer qualquer outra coisa antes de escrever a mensagem.



8. Procure responder em dia seus emails ou peça ajuda. Se você não conseguir responder seus emails pontualmente durante um dia normal, disponibilize um tempo no seu dia de trabalho ou passe a responsabilidade para outra pessoa. Quando é muito tarde para se enviar uma resposta? Nunca. Apenas tenha uma boa justificativa.



9. Se você não souber escrever emails de forma eficiente, aprenda como fazê-lo. Ou pelo menos obtenha ajuda de uma secretária ou um subordinado. O email deve ter uma função na sua comunicação com os funcionários, parceiros e outras pessoas. Não há razão para evitá-lo. Mas tenha em mente que os funcionários remotos e outras pessoas que não o vêem com freqüência poderão julgá-lo pelos seus emails.



10. Use o corretor ortográfico e um dicionário de sinônimos. Evite erros de digitação e frases cortadas. Eles passam uma má impressão a seu respeito. Evite também o uso de clichês.